独自システムの開発ですべての要望がかなう!?

総務部長：『やはり［そーむだいじん］がいいと思います。有名なパッケージなので安心でしょう』
経理部長：『検討したんですが、それではいくら設定を変えても当社独自の精算方式に対応できません』
システム担当：『では当社にピッタリのシステムを開発してもらいましょう』
　数ヵ月後、要望を取り入れたシステムが完成し、人事部のZ氏にも届けられました。
開発会社：『いただいたご要望はすべて盛り込みました。追加費用がかかったので○○万円となります。では』
人事部：『ずいぶんお金をかけたなぁ。でも、これで勤怠の月締めが楽になるならいいか。…あれ？…あー！他店ヘルプの場合の処理が抜けてる！　そんなこと言わなくてもわかってよ！』

教訓：パッケージ製品や独自システムの開発は万能ではない

ポイント

• パッケージソフトの採用は業務をソフトに合わせることになり、企業の文化・独自性・強みが犠牲になります。
• すべての要望を実現するシステムの開発には、莫大なコストがかかります。
• 開発を委託する場合、システムと業務の両分野に精通したコンサルタントが介在しないと、見当違いのシステムができあがってしまいます。
• »ローコストでカスタマイズ可能な勤怠管理ASPとは

• 作業内容や時間帯で変動する時給に対応
• 休憩の都度打刻しなくとも自動計算可能
• 出勤／退勤・休憩開始／終了など、シーンごとに異なるルールで処理方法を設定可能

　さまざまな現場のニーズを取り入れた「QBHR勤怠システム」。御社の就業規則にぴったり合わせることができます。

TEL:03-5643-6077　お問い合わせ

　勤怠管理システム導入にあたって、最も重視されることは何でしょうか？　この調査では、ベンダーの選定基準として、「人事部門の業務をよく理解していること」「カスタマイズ対応力」が１・２位となっています。人事部の業務に関するコンサルティングまでできる会社の製品なら、導入の問題は少ないといえるでしょう。

参考URL»http://consult.nikkeibp.co.jp/consult/release/jm050530.html

　上位にランクインした選定基準、
　１．人事部門の業務をよく理解していること
　２．カスタマイズ対応力
　３．製品の信頼性
などを参考に、自社の求める機能・特徴を列挙して各社の製品比較表を作成するとよいでしょう。

• 勤怠システム上でシフト表まで作成可能。
• 管理者による適正な勤務シフト作成を支援。
• シフト設定は999パターン。あらゆる勤務実態に対応します。
• さらに、過去の勤務シフト表を参照でき、現場の戦略立案に大活躍。

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　入力した勤務予定データは、月間・週間・部署別など、さまざまなフォーマットでプリントアウトできます。オフィスに掲示するシフト表を再度作成する手間は要りません！

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企業規模に基づく比較

　もともとネットワーク上での利用を前提としているASP方式は、利用拠点数が多いほど、その特徴が生かされることになります。QBHR勤怠システムの場合、利用者数も１万人規模まで対応できますが、トータルコストも含めて考えると、数千人規模までが最もメリットを発揮するゾーンです。

業務とシステムの柔軟性に着目した比較

　QBHR 勤怠システムは、一般的なASPやパッケージ製品より非常に細かい設定が可能です。また、多様な働き方・作業内容に対応する機能があるため、変化の時代に適応できるシステムといえます。

いち早くシステム化したため小回りきかず

　B社長がシステム部長を呼びました。
『この稟議のコンピュータはどうしても必要なのか？　ずいぶん高いな』
『はい、このメーカーのものでないとシステム全体が動かなくなるんです』
『そうか…パソコンはずいぶん安くなってるというのに…ブツブツ』

　B社長は妙案を考えつきました。さっそく、人事部長と相談です。
『人事部長、相談があるんだ。今のやりかただと翌月まで人件費がわからないだろう？　せっかくシステム化してあるんだから、インターネットとかを使って毎日最新の情報を把握し、人件費を削減しよう！』
『社長、バッチ処理システムなのでそれは無理です。開発当時はネットが一般的ではなかったので、そういうシステムではないんです』
『…コンピュータ追加のコストを少しでも取り戻したかったんだが…私は時代遅れのシステムに追加投資してしまったのか』

教訓：システムには柔軟性が必要である

ポイント

• 特定の環境を必要とするシステムは長期的なコストがかさみます。
• システムを自社で保有すると、管理の手間、コストが発生します。片手間ですむものではありません。
• 勤怠の入力は毎日行っていても、システムがバッチ処理方式では本社で状況がわかりません。戦略的なデータ活用・生産性の向上を目指しましょう。
• »人件費をリアルタイムに把握できる勤怠管理システム

『労務コンプライアンス』きっかけは労基署だった

Cさん：
「私は地方都市でチェーン店を経営しています。従業員は約300人。業績は順調で将来の株式公開も視野に入れていました。
　業務のシステム化などの投資よりも、優秀な人材に業務を任せることで、責任感の強い社員が育ち、また間接費用がかさむこともなくやってこられたのです。
　それがなぜ『コンプライアンス』などと難しいことを言い出したのか、ご説明します。
　きっかけは人事部に労働基準監督署の調査（臨検）が入ったことです。
　勤怠管理も他の業務と同様、人事部の若手スタッフに任せ、手作業で行ってきました。大規模なシステムを入れるほどの人数ではありませんでしたからね。そこへ、労基署から調査がきたのです。」

実は勤怠管理に問題が!?

Cさん：
「はじめはまったく問題視していませんでした。多少の事務的なミスがあったとしても、経営者として従業員を大切にしてきましたし、勤怠管理はおおむねできていると思っていたのです。
　ところが、調査で改めてわかったのは、次のような事実でした。」

Cさん：
「調査の結果、『是正勧告』を受けました。無視していれば検察庁へ送検されることもあるそうで、実質的な『業務改善命令』です。
　大ショックでした。私は法律を守り正直な商売をしてきたつもりです。しかし、企業が成長するにつれ、守らなければいけないルールは増え、経営者も知識を持たなければならなかったのです。まさに、『労務コンプライアンス』の欠如が招いた結果でした。
　この結果、３つの課題ができました。」

システム化で経営危機を乗り越える

Cさん：
「しかし、私たちはある勤怠管理システムを採用することで、このピンチをチャンスに変えることができました。まず、『労務コンプライアンス』のために必要な記録・計算の正確性を確保できました。さらに研修やコンサルティングを通じて勤怠管理業務の『見える化』ができ、特定の従業員に頼らなくてもよくなり、間接経費の削減にもなったのです。
　これで当面の課題（１）、（２）は何とかなりました。
　残る（３）は時間がかかります。地方都市は商圏が狭いですから、従業員はお客様でもあり、当社の評判の発信源でもあります。パート従業員と同年代の顧客層に、よくない企業イメージが広まってしまったのです。こればかりは、私どもの地道な努力を見ていただくしかありません。
　今思えば、『コンプライアンス』にもっと早く取り組んでいればよかったのです。私は今、各店舗を回り、店長に『コンプライアンス』の大切さを説いています。彼らこそ、将来の経営者であり、現場の管理監督者なのですから。」

• »労務コンプライアンスの確保に必要な勤怠管理システムとは？
• »人事・労務・勤怠の情報をお伝えする「Times」を無料でお届けしています

最小限の設備で使用可能

• Windows Me/2000/XP
• Internet Explorer5.5以上
• インターネット接続環境
• USBインタフェースのあるPC
• バーコードリーダはオプションです

安全なデータ管理

• 24時間監視体制、震度7の地震にも耐えるデータセンター
• 通信はSSLで暗号化

簡単な操作で高い効果

• 打刻する側に特別な作業はありません
  • 出勤・退勤を社員証＋バーコードリーダで打刻
  • 出勤・退勤を社員番号入力＋クリックで打刻
• 管理はWebブラウザ画面で行います
• 本社から出勤・退勤をリアルタイムに把握
• インターネットにつながれば世界中どこからでも管理が可能
• シフト管理・業務分析に活用し人時生産性を向上

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例：利用者数600名、年度内の増減なしの場合

オプション料金

サポート内容

• 導入時の動作確認終了後は、弊社に起因する障害を除きましてはサポートの対象外とさせていただきます（例：お客様による通信環境の変更（電話回線・機器の移設・インターネット接続設定の変更など）は対象外となります）。
• PC やインターネットの基本的な操作につきましてはサポートの対象外となります。

動作環境・必要システム

「QBHR 勤怠システム」をご利用いただくには、以下のシステムが必要です。なお、ユーザID・パスワードは厳格に管理・取り扱いをお願い申し上げます。

• コンピュータ本体：Pentium 233MHz 以上のプロセッサ（Pentium III 以上推奨）を搭載し、バーコードリーダを接続するためのUSB ポートを備えたパーソナルコンピュータ
• OS：Microsoft Windows Me/2000/XP
• ディスプレイ：SVGA（800×600）以上の高解像度・256色以上の表示が可能なディスプレイ
• Webブラウザ：Microsoft Internet Explorer 5.5以上
• ネットワーク：インターネット接続環境

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差し支えなければ、下記のアンケートにご協力ください。

１．以下の５つの業務について、当てはまるものを右の選択肢からお選びください。

２．勤怠管理・人事業務で、現在ご利用の企業名・製品名がありましたらお選びください。

ご協力ありがとうございました。

システムに振り回される人事部員

　人事部のOさんに、『P店のQチーフが来月からR店の副店長になる』と連絡がありました。翌月1日、Oさんは朝5時に自宅からASPにアクセスして、Qさんの所属設定を変更しました。どこからでも作業できるのはASPの利点ではありますが、眠い…。
Oさん：（開店前にやらなきゃならないから仕方ないなぁ）
　出勤するとP店長から電話です。
『後任が決まらなかったので、今日だけQ元チーフはP店に来てもらってます。R店からのヘルプという形で、タイムカードと伝票処理、お願いします』

教訓：勤怠管理作業の担い手が、結局人手になっていないか

ポイント

• 人事異動のつど、所属の変更を行うシステムでは、設定変更作業が出勤時間帯までに終わらないこともあり得ます。
• »所属の変更（異動）が予約できる勤怠管理システム
• 低コストなシステムでは、その機能不足をカバーするために、従業員の作業に無理が生じます。
• 店舗間の従業員のヘルプはよくあることです。これに対応できないシステムは、チェーン展開する企業にとって導入する価値はありません。
  

　異動シーズンの登録変更を事前に設定、当日反映が可能です。作業が集中して始業時間に間に合わない!?などということはありません。

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業務分析の指示は突然やってくる

　新サービス導入から3ヵ月ほど過ぎて、N氏が人事部にやってきました。
『やぁ、みんなごくろうさん。新サービスも好調なようですよ。ところで、各営業拠点の勤怠データから、［新サービスに費やした実働時間］だけを抜き出して集計してほしいんだ』
人事部員のため息：（あぁ、そんな無茶を。先にいってくれれば集計できるように設定したのに。…でも作業別の実働時間を知りたいのはもっともだ。来週いっぱいで全国の現場に聞き取り調査をして、平均値を報告しよう。現場にはうるさがられるけど仕方ないだろう）
　そこへN役員の追い討ちが。
『明日の役員会で使うから。頼むね』

教訓：作業内容ごとに区分して、無理なく勤務時間を記録したい

ポイント

• 人件費はすべて、なんらかの企業活動に寄与しています。しかし、どの売上の原価として計上するか、記録がなければ判断できません。
• »作業時間の記録が無理なくできる勤怠管理システム！
• 作業内容ごとに勤務時間を記録することが、従業員自身の時間管理能力を高め、効率化、改善に役立ちます。
• 作業ごとの時間記録は客観的な従業員の能力評価基準にもなります。

人手に頼る勤怠管理には穴がある

　ある日、労働基準監督署が調査に来ました。
『C社は残業代の未払いがありますね。あっ！正確な時刻も記録していないし管理もずさん。ダメですよ！』

まさか違法な状態だったとは～Jさんのひとり言

「…一生懸命やっていたんだけど、やはりモレがあったのか。未払いだった人には本当に申し訳ないことをした。でも、もし臨検がなかったら…僕はそのまま気づかずに違法なことを続けていたかもしれない。合わせる顔がないなぁ」

一気に経営状態が悪化～C社長のひとり言

「なんてこった、労基法違反で是正勧告とは…。金融機関の信用はなくすし、残業代は2年分さかのぼって払わなければならない。経営計画がめちゃくちゃだ。ちゃんと処理してくれているとばかり思っていたのに…これではJ君の人件費はまるでムダだったようなものだ」

教訓：労働関連法規を遵守する「労務コンプライアンス」が必要

ポイント

• 勤務時間は分単位で正確な記録が必要です。
• 月締め集計作業に約48時間をかけていました（従業員300人規模の例）。間接経費がかかりすぎです。
• 残業代の未払いは、過去にさかのぼる支払い、法的な処分、企業イメージの悪化、株式上場の中止など、リスクが大きすぎます。
• »システム化で法令遵守を支援するQBHR勤怠システム

営業力強化にはモチベーションが大事

「私たちS社は老舗メーカーの販売子会社で、全国に販売店（支店）網があります。営業・販売という仕事は結局『人』ですから、各支店の営業マンにいかにヤル気を出させるか、ということが生産性の向上になると考えました。
　私がはじめに行ったことは、各支店の支店長への権限委譲でした。任せれば人は伸びます。各支店に任せることで、やる気を引き出し、支店間の競争意識も高めようと考えたのです。」

「どの支店長も、精一杯工夫をこらしてくれました。しかし、1年ほどでこのやり方のマイナス面が出てきました。」

権限委譲が仇となりルールが不統一に

「支店長たちには人事・労務管理の権限も持たせていたのです。やる気を引き出す工夫が勤怠管理のルールにまで及び、ルーズさや不公平感が出てきました。
　たとえば、A支店では仕事に対する生真面目さを重視し『遅刻は5分でも半日欠勤とみなす』など厳しい指導をしたのに対し、B支店では行動と発想の自由度を高めようと『フレックスタイム制』に近いことを行ったりしました。どちらが生産性があがるか、人によりけりです。
　私は、いったん現場に任せたことだから、最終的な責任は私がとるにしても自由にさせようと考えていました。事実、最初の1年の営業成績はよかったのです。」

モチベーションの低下が人材の流出を招く

「肝心の営業成績が低下してきたころ、私はある会合で若手社員の声を耳にしました。ありがちな会社への不満を述べているようでしたが、彼は昨年の営業成績上位者で、やる気も見せていた好青年です。少し気になったので、その後1ヶ月ほどして所属の支店長に話を聞いてみました。すると、『目に見えてやる気を失い、先月退職してしまった』と言うのです。」

「それからも人材の流出が続きました。優秀な人ほど、退職・転職を決めてしまうのです。これは人事管理・評価の方法が不公平だからではないのか。私はやっと気がつきました。
　営業成績の低下も、従業員間の不公平感が存在することによる、やる気の低下が引き起こしていたのです。
　また、本社側で支社の勤務実態を把握しなかったことが問題の発覚を遅らせました。」

ルールの統一と人件費の「見える化」をシステムで実現！

「そこで人事部長に相談して導入を決めたのが、新しい勤怠管理システムです。システム化することで、全社でのルール徹底がスムーズにできました。また、支社の勤怠データを本社がリアルタイムで把握できるため、全社レベルでの損益を日々ウォッチできるようになりました。これこそ『人件費の見える化』です。」

「実は、勤怠管理以外の点では、支店長への権限委譲は継続しています。就業規則を見直し、支店長に管理方法を教育することで、問題の再発は防げると考えたからです。
　また、これを機会に営業職の給与体系も見直し、ムダな残業代の削減にも成功しました。
　この歳で私も学びました。支店長たちも学んだはずです。工夫すべきものと、守るべきルールがある、と。
　それに、仕事は結局『人』ですから、管理者・経営者として成長し始めた各支店長のヤル気も、大事にしませんとね。」

• »ルールの統一で遠隔地の生産性を上げる！勤怠システム
• »人事・労務・勤怠の情報をお伝えする「Times」を無料でお届けしています

バラバラの勤怠ルールに募る不満

　A支店の若手、TさんとUさんがうわさ話をしています。
Tさん：『B支店では月2回まで遅刻がカウントされないんだって』
Uさん：『C支店はフレックスタイムらしいよ』
Tさん：『いいなぁ、そんな制度だったら。俺もC支店ならよかった』
Uさん：『俺たちは5分の遅刻でも半日休みにされてるじゃん!? 　何でこんなに違うわけ？ 』

教訓：組織として統一した勤怠管理ルールを運用すべし

ポイント

• 従業員の間に不公平感があると非常に能率が下がります。
• 現場任せの勤怠管理では、本社で労働時間の実態を把握できません。未払い残業代の請求、突然の訴訟など、大きなリスクがあります。
• 人材の育成・配置が現場の上長の好みに左右され、全社的な幹部候補の育成計画に悪影響を与えます。
• »全拠点を同じルールで管理するならASPが有効
  

　御社の就業規則・運用ルールに合わせシステムの細部を設定─。この作業を人事のプロにお任せいただくことで、スムーズな導入と、労務コンプライアンスの徹底が可能になります。
　あるいは、ご自身で初期設定を実施されることで、初期投資をさらに抑えることも可能です。

TEL:03-5643-6077　お問い合わせ

遠隔地の実績が手に取るようにわかる

　各拠点の勤務状況・人件費を本部でリアルタイムに把握。時間区切り機能を活用すれば、作業内容や進捗を管理することも可能です。

TEL:03-5643-6077　お問い合わせ

• 作業ごと・時間帯ごとの業務管理・分析が可能。
• 部署別の実績表示で管理者の意識も向上します。

　現場の作業効率を高め、人時生産性をアップするための基礎データが取れます！　紙のタイムカードでは不可能だった、本当の「見える化」です。

TEL:03-5643-6077　お問い合わせ

　たまたま3日間だけ他の店にヘルプ出勤。そんなときもいつもと変わらず打刻できます。所属を登録変更するなどの事務作業はありません！
　どこからでもネット経由で利用できる、ASPの特長を生かした機能です。

TEL:03-5643-6077　お問い合わせ

「キンタイ.net」サイトを開設いたしました。当社（株式会社キュービーファイブ）のASP勤怠管理システム「QBHR勤怠システム」は、従来の勤怠管理の範囲を超えて皆様のお役に立てると自負しております。その「新しい勤怠管理」という意味を、カタカナのサイト名に託しました。

経営に役立つキンタイを

「キンタイ.net」には経営に役立つ人事・勤怠管理関係の情報も掲載してまいります。 単に給与計算の基礎データとするだけでなく、売上アップ・生産性向上に結びつくシステムを、どうぞご検討ください。

勤務シフト表作りはやっぱりExcelが便利!?

　今月から配属になったN店長がパソコンに向かっています。
『さて来月のシフト、どうしよう…。今月はA君が早番でうまく回ったかな…まぁいいや。まだだれも都合は言ってきてないし、今月どおりで行こう』
　N店長はExcelでシフト表を作成しました。これで従業員のみんなが自分のシフトを把握しやすくなるというものです。
　続いて勤怠管理システムに、各従業員の予定出勤時刻などを入力しました。早番・遅番とも完璧な体制！のはずでしたが…。
　翌月。『え～っ！こんなに暇なの!?　毎年今月はこうだって？　去年のシフト表が見られればこんなことにはならなかったのに』

教訓：勤務シフトの工夫こそ管理者の知恵の絞りどころ

ポイント

• 従業員の勤務シフト計画は、人時生産性向上の根本になるものです。計画と実績を対比できなければ意味がありません。
• シフトを組む作業（戦略面）と、勤務時間を登録する作業（事務面）は、本来ひとつの仕事です。
• 過去の勤務シフト（計画・実績）が閲覧できれば、管理者のナレッジを継承できます。
• »過去の勤務シフトデータを参照するならQBHR！